DANE OSOBOWE

Drodzy Klienci, Kontrahenci oraz Pracownicy!

Mam zaszczyt pełnić funkcję Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IOD) w Spółce Metrolog. Mogą państwo skontaktować się ze mną we wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych w Metrolog, w tym jeżeli bedą chcieli Państwo skorzystać z jednego z przysługujących Państwu praw. Jako, że ochrona danych osobowych to jeden z obszarów działalności, który jest objęty szczególnym zainteresowaniem Spółki, poniżej przekazuję najważniejsze informacje z nim związane.

Jakub Wietrzyński
Inspektor Ochrony Danych

KIM JEST ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH?

Administratorem Państwa danych osobowych jest Metrolog spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Czarnkowie, ul. Kościuszki 97, 64-700 Czarnków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000071593, NIP: 7631861838, REGON: 570865738, kapitał zakładowy w wysokości 2.000.000 zł.

Metrolog każdorazowo przed rozpoczęciem czynności przetwarzania danych osobowych identyfikuje cel, podstawę prawną do ich przetwarzania oraz określa okres retencji danych. Gdy wiąże nas umowa, dane osobowe przetwarzamy w celu jej realizacji bądź w celu jej zawarcia, a dane te będziemy przetwarzać co najmniej przez 6 lat od jej zakończenia ze względu na wymagania prawa podatkowego. Możemy również przetworzyć Państwa dane ze względu na wymagania prawne, które nakłada na nas polskie bądź europejskie prawo, np. wtedy, gdy na terenie jednego z naszych obiektów dojdzie do wypadku przy pracy, przetworzymy dane osobowe uczestników wypadku ze względu na wymagania prawa w obszarze BHP i będziemy je przetwarzać przez okres nimi wymagany. Zdarza się również, że przetwarzamy Państwa dane osobowe w naszym prawnie uzasadnionym interesie, np. zapiszemy Państwa imię, nazwisko oraz adres e-mail, gdy skonstatują się Państwo z nami w celu uzyskania informacji na temat naszej oferty. Gdy nie zidentyfikujemy żadnej z powyższych podstaw prawnych, poprosimy Państwa o zgodę na przetwarzanie Państwa danych, np. w celach marketingowych, i będziemy je przetwarzać do czasu cofnięcia tej zgody bądź ustania celu przetwarzania (zakończenie akcji marketingowej). Każdorazowo dołożymy wszelkich starań, by zostali Państwo poinformowani o celu przetwarzania danych osobowych, podstawie prawnej tego przetwarzania, okresie retencji danych i wszystkich innych informacjach wymaganych przez RODO w ramach realizacji obowiązku informacyjnego.

Jeżeli w tej informacji nie odnajdą Państwo odpowiedzi na powstałe u Państwa pytania proszę o kontakt poprzez wskazany adres poczty elektronicznej iod.metrolog@grupablue.pl. Z przyjemnością udzielę szczegółowych informacji oraz rozwieję ewentualne wątpliwości.

Jakimi sprawami zajmuje się Inspektor Ochrony Danych?

Inspektor Ochrony Danych został wyznaczony w Metrolog na podstawie art. 37 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych), dalej jako Rozporządzenie lub RODO. Inspektor Ochrony Danych weryfikuje prawidłowość przetwarzania danych osobowych w organizacji, w której został wyznaczony. W ramach swoich działań jest również punktem kontaktowym dla wszelkich zgłoszeń związanych z ewentualnymi nieprawidłowościami w ich przetwarzaniu. Do IOD mogą się więc Państwo zwrócić np. jeżeli chcą zrealizować jedno z przysługujących na mocy RODO praw.

Prawa te z ograniczeniami wskazanymi w RODO dotyczą w szczególności:

• prawa dostępu do danych osobowych,
• prawa do sprostowania danych osobowych,
• prawa do usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”),
• prawa do ograniczenia przetwarzania,
• prawa do przenoszenia danych osobowych,
• prawa do sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania,
• prawa do sprzeciwu wobec zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania,
• prawa do zawiadamiania o wystąpieniu naruszenia do organu nadzorczego (www.uodo.gov.pl. ul. Stawki 2, Warszawa).

Jaki jest tryb procedowania Państwa wniosku?

Wniosek może być złożony za pośrednictwem Pracowników Metrolog lub bezpośrednio do Inspektora Ochrony Danych. Jego rozpatrzeniem zajmiemy się niezwłocznie. Jeżeli weryfikacja możliwości uczynienia zadość Państwa żądaniu będzie trwała dłużej niż miesiąc, o przedłużeniu terminu udzielenia odpowiedzi zostaną Państwo poinformowani odrębnym pismem. Takie przedłużenie jest możliwe z uwagi na złożoność żądania lub liczbę złożonych wniosków. Jeżeli wniosek nie pozwala na Państwa jednoznaczną identyfikację lub jest niejasny, Inspektor Ochrony Danych skieruje do Państwa prośbę o jego uzupełnienie w terminie jednego miesiąca od wpływu wniosku. Jeżeli wniosek zostanie złożony w formie elektronicznej, dalsza korespondencja będzie prowadzona również w tej formie, jeżeli będzie to możliwe. W innych przypadkach o sposobie rozpoznania wniosku zostaną Państwo poinformowani w formie pisemnej, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Rozpatrzenie wniosku jest wolne od opłat. Jeżeli jednak żądanie jest oczywiście nieuzasadnione lub często powtarzane, Administrator Danych Osobowych może:

• nałożyć uzasadnioną opłatę, uwzględniającą rozsądne koszty administracyjne związane z rozpoznaniem wniosku, komunikacją lub przeprowadzeniem wnioskowanych operacji lub
• odmówić rozpoznania wniosku.

Jak skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych?

Elektronicznie na adres e-mail: iod.metrolog@grupablue.pl lub pisemnie na adres: Inspektor Ochrony Danych Osobowych ul. Kościuszki 97, 64-700 Czarnków.

Jakie są zasady przetwarzania danych osobowych?

W trosce o bezpieczeństwo, poszanowanie i respektowanie Państwa praw w Metrolog dane osobowe są:

• przetwarzane zgodnie z prawem rzetelnie i w sposób przejrzysty,
• zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,
• adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, czyli minimalizacja danych,
• prawidłowe i w miarę potrzeb uaktualniane,
• przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane,
• przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych: ochrona przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkowa utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

W Metrolog na podstawie procesu szacowania ryzyka wdrożyliśmy również zabezpieczenia, które minimalizują prawdopodobieństwo wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych. Zabezpieczenia jakie wdrożyliśmy swoim zakresem obejmują zarówno obszar bezpieczeństwa osobowego (np. realizujemy szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych), bezpieczeństwa fizycznego (np. przechowujemy dokumentację nadzorowanych pomieszczeniach i dodatkowo umieszczamy je w szafach zamykanych na klucz) jak i bezpieczeństwa teleinformatycznego (np. szyfrujemy dyski twarde naszych komputerów).

Czy będziemy przekazywać Państwa dane?

W ramach realizowanych czynności przetwarzania państwa dane osobowe mogą zostać przekazane do naszych zaufanych partnerów. Odbiorcami państwa danych osobowych mogą być między innymi:

• dostawcy systemów i usług IT, z którymi współpracuje Administrator,
• ubezpieczycielom,
• zewnętrznym kancelariom prawnym i firmom consultingowym,
• innym upoważnionym podmiotom na ich udokumentowany wniosek,
• firmom, z którymi współpracuje Administrator w ramach realizowanych robót budowlanych,
• podmiotom zewnętrznym realizującym naprawy usterek zgłoszonych w reklamacji,
• firmom realizującym usługi spedycyjne,
• spółkom Grupy CEZ.

Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy oraz profilowanie

Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy oraz na ich podstawie nie dochodzi do profilowania.

Cele, podstawa prawna oraz okres przetwarzania danych

W zależności od łączącej nas relacji Państwa dane osobowe przetwarzane mogą być w następujących celach:

• realizacji zawartej umowy, a przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której są Państwo stroną (art. 6, ust. 1, lit. b RODO), i będą przetwarzane przez okres realizacji umowy, gwarancji/rękojmi i dalej przez okres niezbędny do ochrony roszczeń Administratora/obrony Administratora przed roszczeniami, wypełnienia obowiązków publicznoprawnych ciążących na Administratorze,
• zabezpieczenia wekslowego, pozyskania gwarancji bankowych lub ubezpieczeniowych, a przetwarzanie to jest niezbędne do realizacji celu wynikającego z prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6, ust. 1, lit. f RODO), jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa płatności oraz realizacji zobowiązań stron, i będą przetwarzane przez okres do 3 miesięcy od daty wygaśnięcia ważności gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej (za wyjątkiem oryginałów i/lub kopii weksli przechowywanych bezterminowo),
• dodania nowych kontrahentów do systemu zarządzania CRM i zapewnienia z nimi komunikacji, a przetwarzanie to jest niezbędne do realizacji celu wynikającego z prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6, ust. 1, lit. f RODO), jakim jest zapewnienie sprawnej organizacji Administratora, i będą przetwarzane przez okres realizacji umowy, gwarancji/rękojmi i dalej przez okres niezbędny do ochrony roszczeń Administratora/obrony Administratora przed roszczeniami dochodzonymi przez Panią/Pana.
• obsługi złożonej przez Państwa reklamacji, a przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jest Pani/Pan stroną (art. 6, ust. 1, lit. b RODO) i będą przetwarzane przez okres rozpatrywania reklamacji oraz przez okres niezbędny do ochrony roszczeń Administratora/obrony Administratora przed roszczeniami dochodzonymi przez Panią/Pana.
• badania satysfakcji klientów Administratora, a przetwarzanie to jest niezbędne do realizacji celu wynikającego z prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6, ust. 1, lit. f RODO), jakim jest dostosowanie oferty oraz standardów realizacji usług do wymagań klientów Administratora. Panią/Pana dane osobowe zostaną usunięte po 3 latach od zakończenia badania.
• budowy i utrzymania listy kwalifikowanych dostawców, a przetwarzanie to jest niezbędne do realizacji celu wynikającego z prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6, ust. 1, lit. f RODO), jakim jest utrzymanie współpracy z wykwalifikowanymi dostawcami, i będą przetwarzane przez okres do roku od zakończenia ostatniej ze współpracy z Panią/Panem.
• utrzymania znormalizowanych systemów zarządzania, a przetwarzanie to jest niezbędne do realizacji celu wynikającego z prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6, ust. 1, lit. f RODO), jakim jest realizacja założeń systemów zarządzania, i będą przetwarzane do momentu uzyskania wyników końcowych systemu, które mają charakter zanimizowany.

Obowiązek podania danych osobowych

W przypadku zawierania umowy lub składania reklamacji podanie przez Państwa danych osobowych jest warunkiem realizacji danej czynności, a ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości zawarcia umowy lub złożenia reklamacji.